Einen Betriebsausflug planen:
Der Leitfaden für einen unvergesslichen Tag
Ein Betriebsausflug auszurichten ist kleine Kleinigkeit, sondern erfordert viel Aufmerksamkeit, Planung und mitunter auch starke Nerven.
In diesem Leitfaden finden Sie zahlreiche Tipps und Hinweise, damit Ihr Betriebsausflug garantiert ein tolles und schönes Erlebnis wird.
Einen Betriebsausflug planen:
Der Leitfaden für einen unvergesslichen Tag
Ein Betriebsausflug auszurichten ist kleine Kleinigkeit, sondern erfordert viel Aufmerksamkeit, Planung und mitunter auch starke Nerven.
In diesem Leitfaden finden Sie zahlreiche Tipps und Hinweise, damit Ihr Betriebsausflug garantiert ein tolles und schönes Erlebnis wird.
Zur einfachen Lesbarkeit haben wir im nachfolgenden Artikel nur die allgemein übliche, männliche Sprachform gewählt. Ist im Text von „Kollegen“ oder „Teilnehmern“ die Rede, so meinen wir damit explizit alle Geschlechtsformen.
Einleitung
Betriebsausflüge und Teamevents sind nicht nur eine wundervolle Möglichkeit für Arbeitgeber, die Belegschaft zu belohnen und das Teamgefühl zu stärken, sondern in Zeiten von zunehmendem Fachkräftemangel auch oftmals ein wichtiges Instrument, um aus unterschiedlichsten Menschen, unterschiedlichsten Altersstufen und unterschiedlichsten Kulturen „ein Team“ zu bilden.
Während in großen Firmen oder Konzernen oftmals eigene Abteilungen ausschließlich für der Organisation von Betriebsausflügen und Teamevents zuständig sind, so obliegt diese Aufgabe in kleineren oder mittleren Unternehmen oft dem Chef, einer einzelnen Person oder auch einem vorher bestimmten Orgateam. Für sie ist dieser Leitfaden bestimmt: Hier erfahren Sie, wie der perfekte Betriebsausflug geplant wird und welche Dinge Sie beachten müssen. Wir erläutern wichtige Gründe, die für den Betriebsausflug sprechen, wie Sie Ihr Budget festlegen, das perfekte Ziel finden und mehr. So kann Ihr Betriebsausflug ein nachhaltiger Erfolg sein und Spaß und langanhaltende Erinnerungen für alle Beteiligten bringen.
Die Gründe für einen Betriebsausflug
Teamorganisationen können das ganze Unternehmen sein, aber auch einzelne Abteilungen oder sogar Teilbereiche. Sie alle sollten sich darum bemühen, wenigstens einmal im Jahr einen Betriebsausflug bzw. ein Teamevent auszurichten. Die Zielsetzung ist dabei, dass sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte auf allen Ebenen miteinander interagieren und eine positive Arbeitsatmosphäre geschaffen wird. Betriebsausflüge können für Unternehmen eine vergleichsweise kostengünstige und lohnende Möglichkeit sein, das Team zusammenzuhalten und die Betriebskultur zu stärken, das Engagement der Mitarbeiter zu fördern und neue und kreative Ideen zu generieren.
Wir leben in einer Zeit des Fachkräftemangels: Gutes Personal ist in vielen Bereichen rar gesät und entsprechend schwer zu finden, so dass viele Unternehmen in unterschiedlichen Branchen schon heute nicht mehr die eigentlich guten Auftragszahlen bedienen können, weil schlichtweg Personal fehlt. Der demografische Wandel trägt dazu bei, dass der Fachkräftemangel in den nächsten Jahren weiter zunehmen wird. Jeder Mitarbeiter, der sich im Unternehmen unwohl fühlt und kündigt, ist also ein herber Verlust.
Deshalb lohnt sich die Investition in einen Betriebsausflug auch schon für sehr kleine Firmen mit wenigen Mitarbeitern, denn: Jede(e) einzelne ist wichtig und trägt maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei.
Ein gesundes und zufriedenes Team wird insgesamt über eine geringere Fluktuation verfügen, es müssen also weniger Mitarbeiter ersetzt, d.H. teuer eingestellt und von Grund auf neu ins Team integriert werden. Darum lohnen sich die entstehenden Kosten für einen Betriebsausflug immer, da sie mittelfristig nicht nur den Unternehmenserfolg verbessern, sondern auch bares Geld sparen können.
Zudem ist Zusammenarbeit ein wesentlicher Aspekt im Erfolg eines Unternehmens, bei dem sich die Mitarbeiter kennen und miteinander vertraut sind. Ausflüge bieten Unternehmen die Gelegenheit, dem Team Zeit zu geben um sich zu entspannen, neue Kontakte zu knüpfen und sich stärker auf ihre Aufgaben und Ziele auszurichten.
Darüber hinaus kann ein Betriebsausflug eine hervorragende Gelegenheit sein, um Wissen und Kompetenzen auf unterhaltsame Weise zu vermitteln. Durch die Teilnahme an Workshops und Veranstaltungen können Mitarbeiter neue Techniken erlernen und ihre eigenen Fähigkeiten verbessern. Dies kann auch dazu beitragen, neue Ideen und Konzepte zur Unternehmensentwicklung zu entwickeln.
Unser Ratschlag: Jeder Schritt zählt!
Wir organisieren seit über 13 Jahren Veranstaltungen für Betriebsausflüge und Teamevents. In dieser Zeit haben wir die unterschiedlichsten Formen von „Teamgefühl“ kennenlernen dürfen und können diese zumindest anhand unserer kurzen Momentaufnahmen recht gut einschätzen. Dabei gilt: Am zufriedensten wirken oft die Teams, für die ein Betriebsausflug keine einmalige, sondern eine immer wiederkehrende Aktion ist. Sofern Sie also gerade erst starten, erwarten Sie bitte keine Wunder. Ebenso wird ein einmaliger Betriebsausflug kein vergiftetes Betriebsklima retten, aber zumindest ein erster wichtiger Schritt in die richtige Richtung sein.
Vorbereitungen treffen
Wenn Ihr Betriebsausflug auch ein Erfolg sein soll, so gehört eine gute und umfassende Vorbereitung dazu. Natürlich können Sie es sich auch einfacher machen und mit dem Team „einfach nur essen gehen“, doch gehen dabei viele der positiven Eigenschaften des Betriebsausflugs verloren.
Zur Vorbereitung gehören die Festlegung und Erstellung des Budgets, die Auswahl der Teilnehmer, die Entwicklung eines Konzepts für den Tag und natürlich auch die Planung der Logistik, also An- und Abreisen.
Die Personenzahl festlegen
Zunächst sollten Sie die Personenzahl festlegen, die an dem Betriebsausflug teilnehmen wird. Auch wenn es natürlich immer Abweichungen geben wird, weil Kollegen kurzfristig erkranken oder anderweitige Verpflichtungen haben, so sollten Sie trotzdem eine grobe Zahl benennen können, da sowohl die Gastronomie wie auch die Eventveranstalter nach der avisierten Personenzahl ihre Kalkulation erstellen werden. Wer bereits hier unklare Angaben macht, wird entweder keine- oder zu teure Angebote erhalten oder muss mit hohen Stornokosten rechnen, wenn statt der angemeldeten 60 Teilnehmer plötzlich nur noch 15 Teilnehmer mit an Bord sind. Je genauer Ihre Personenzahl ist, destso konkreter wird Ihre Kostenschätzung werden.
Ein Budget festlegen
Nach der Grobplanung der Personenzahl können Sie die Budgetplanung beginnen. Das Budget hilft Ihnen, die Kosten für Dinge wie Transport, Verpflegung, Unterhaltung und Ausstattung im Rahmen zu halten. Klären Sie den exakten Budgetrahmen mit Ihren Vorgesetzten ab bzw. legen Sie ihn selber fest, sofern Sie die Entscheidungsbefugnis haben. Bereits an dieser Stelle steht und fällt somit ein grober Rahmen für Ihre Veranstaltung, denn mit einem zu knapp kalkulierten Budget wird der Betriebsausflug nicht die erhoffte Wirkung entfalten können. Auch wenn es hier keine „richtigen oder falschen“ Werte gibt, so werden Werte unter 50,00 Euro pro Teilnehmer in aller Regel dafür sorgen, dass die notwendigen Sparmaßnahmen das eigentliche Ziel unterwandern.
Klären Sie also, wie viel Sie für den Ausflug ausgeben möchten bzw. dürfen, stellen Sie einen realistischen Kostenplan auf und gleichen Sie ihn immer wieder mit den eingehenden Angeboten und Planungen ab.
Auch sollten Sie neben den Kosten für die An- und Abreise auch eine Reserve einplanen, um eventuell unerwartete Kosten zu decken.
Denken Sie also bitte sorgfältig über die Budgetplanung nach bzw. kalkulieren Sie auch einige unerwartete Kosten mit ein, damit der Erfolg Ihres Betriebsausflugs nicht von vermeintlichen Kleinigkeiten überschattet wird.
Ein Beispiel aus unserer Vergangenheit
Eine unserer Schatzsuchen sollte an einem Hotel mit anschließendem Workshop enden. Die gebuchte Schnitzeljagd verlief zufriedenstellend und alle Teilnehmer kamen mit sehr guter Laune am Tagungsort an. Die gute Stimmung kippte jedoch schlagartig, als sich herausstellte, dass aus Budgetgründen keinerlei Getränke eingeplant waren und die Kollegen ihre Tagung durstig absolvieren sollten.
Die richtigen Aktivitäten finden
Was genau möchten Sie bei Ihrem Betriebsausflug machen, was soll die Gruppe erleben? Mit dieser Frage steht und fällt der Erfolg der gesamten Veranstaltung. Viele Gruppenaktivitäten unterstützen die Teambildung und die Kommunikation innerhalb des Teams. Es gibt eine große Auswahl an möglichen Teamevents wie z.B. eine Schnitzeljagd, ein Sportevent oder einen Kochkurs.
Natürlich sollten die Aktivitäten auch zur Gruppengröße und Gruppenstruktur passen: Sind die mitreisenden alle jung, fit und sportlich, so steht einem aktiven Event mit viel Bewegung wie z.B. einer Kanufahrt nichts im Wege. Wenn aber Teile der Gruppe keine Lust an übermäßiger Bewegung haben oder körperlich beeinträchtigt sind, so sollten Sie dies unbedingt berücksichtigen. Ein gutes Team nimmt immer Rücksicht auf die Belange aller – auch wenn die Vielzahl der Teilnehmer absolute Sportskanonen sind, so wäre ein solches Event nur dann eine gute Idee, wenn auch alle anderen Teilnehmer das ebenso empfinden.
In den meisten Fällen ist ein Team bunt gemischt und Sie werden viele verschiedene Wünsche berücksichtigen müssen. Versuchen Sie nicht, es „allen recht zu machen“, denn Sie stehen mit dieser Aufgabe auf verlorenem Posten. Bemühen Sie sich trotzdem, einen guten Kompromiss zu finden, der der Mehrzahl von Teilnehmern zusagen wird und die auch für die weniger begeisterten Mitarbeiter akzeptabel ist. So kann z.B. gemeinsames boßeln, ein Schwarzlicht-Minigolf-Turnier oder auch eine Schatzsuche durch die Stadt eine gute Idee für alle Teilnehmer sein.
Achten Sie dabei bitte auch auf die Gruppenkompatibilität: Ein Besuch im Stadion, im Theater oder im Kino mag auf den ersten Blick eine tolle Idee sein, doch ist es bei solchen passiven Veranstaltungen, bei denen man nur zusieht kaum möglich, miteinander zu interagieren. So hatten am Ende zwar vielleicht alle einen netten Tag, aber das Betriebsklima werden Sie damit eher nicht stärken.
Planen Sie einen Betriebsausflug über mehrere Tage, so ist es sinnvoll, Freizeiten bzw. Auszeiten einzuplanen, bei denen die Kollegen entspannen oder Aktivitäten auf eigene Faust starten können. So hat jeder in der Gruppe auch persönlichen Freiraum, wobei sich natürlich auch hier mehrere Teammitglieder zusammenschließen werden.
Ein Beispiel aus unserer Vergangenheit
Vor dem Beginn einer Schatzsuche erklärte uns der Organisator mit strahlenden Augen, dass im Anschluss an unsere Veranstaltung eine Brauereiführung geplant sei – soweit so gut. Während der Veranstaltung erfuhren wir allerdings von vielen Teilnehmern, dass der Organisator diese Aktivität im Alleingang entschieden hatte und vom restlichen Team eher negativ aufgenommen wurde. Die Aussage „können wir uns aus dem Staub machen und so tun, als hätten wir uns bei der Schatzsuche verlaufen?“ hörten wir an dem Tag nicht nur einmal.
Ein Konzept erstellen
Das Konzept für den Tag ist ein weiterer wichtiger Teil Ihrer Planung. Skizzieren Sie die Ziele und Events für den Tag und planen Sie genügend Zeit mit ein. Ein geschriebener Terminplan sieht immer gut aus – er kann jedoch nur dann funktionieren, wenn auch alle Teilnehmer an einem Strang ziehen.
Je größer die Gruppe wird, umso wackeliger kann ein knapper Zeitplan werden: Es gibt immer jemanden, der nochmal eben auf Toilette muss, einen Kaffee holen möchte oder am letzten Aktivitätsort die Jacke vergessen hat. Wenn hier kein Zeitpuffer eingeplant ist, fährt der geplante Zug mit etwas Pech ohne Sie ab.
Darum gilt: Weniger ist mehr! Lassen Sie lieber etwas Luft oder den Kollegen noch Zeit für einen Plausch zwischendurch, als wenn der Betriebsausflug am Ende für alle Kollegen in Stress ausartet.
Die Logistik ist ein weiterer wichtiger Schritt für die Planung eines erfolgreichen Betriebsausflugs. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Transport- und Unterkunftsmöglichkeiten im Voraus planen oder zumindest eine grobe Übersicht haben. Sofern Sie in fremde Städte oder ins Ausland reisen, prüfen Sie bitte auch eventuelle Einreiseformalitäten oder Sicherheitsmaßnahmen. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer über die Erforderlichkeiten informiert sind.
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Unser Angebot zum Betriebsausflug: Das Duell
Ein spannendes Programm für Ihren Betriebsausflug ist unsere Live-Spielshow Das Duell. Seit 2018 auf dem Markt und seither von unzähligen Gruppen als sehr gut bewertet (Link) bieten wir unser Duell mittlerweile fast bundesweit an. Wie im Fernsehen treten die Kolleg:innen in unterschiedlichen Disziplinen gegeneinander an: Wissen, Geschick & Strategie erwarten Sie.
Die Besonderheit: Das Duell ist flexibel einsetzbar und kann überall gespielt werden.
Indoor, Outdoor – in Ihren eigenen Räumlichkeiten, in der Gastronomie, im Hotel…
Mehr Infos (Link)
Aufgaben verteilen, Fehler vermeiden
Planen Sie den Betriebsausflug nicht nur alleine, sondern gemeinsam mit mehreren Kollegen? Abhängig von der Anzahl der Aspekte, die berücksichtigt werden müssen, sollten Sie einige der Aufgaben möglichst sorgfältig untereinander aufteilen. Auch sollten Sie regelmäßige Brainstormings starten, um jeden Aspekt des Ausflugs zu besprechen.
Häufige Fehler
Der häufigste Fehler, den viele Menschen bei der Planung eines Betriebsausflugs machen, besteht darin, dass sie nicht genug Zeit in die Planung und Organisation der Veranstaltung investieren. Ein zu kurzer Planungsprozess kann ärgerliche und unerwartete Probleme verursachen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie frühzeitig mit der Planung beginnen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Verlassen Sie sich dabei nicht blind aufeinander: Stimmen Sie sich regelmäßig miteinander ab und stellen Sie den Plan ggf. dritten vor. So werden Sie auf potentielle Schwachpunkte und Stolpersteine aufmerksam gemacht.
Schließlich sollten Sie sicherstellen, dass die Anforderungen aller Teilnehmer berücksichtigt werden. Einige Teilnehmer können besondere Bedürfnisse haben, die es zu berücksichtigen gilt.
Save the Date!
Sofern der Betriebsausflug keine Pflichtveranstaltung ist, sondern auch in die Freizeit oder gar das Wochenende der Teilnehmenden hineinragt, sollten Sie den Termin rechtzeitig, am besten mehrere Monate vorher kommunizieren. Da eine einfache „Save the Date“-Mail oft untergeht, sind mehrere Reminder oder gar eine schriftliche Mitteilung per Post (Postkarte) sinnvoll, die sich die Teilnehmer an den Kühlschrank hängen können. Welchen Weg auch immer Sie einschlagen: Stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer vom Betriebsausflug Kenntnis nimmt und diesen fest einplant.
Essen verbindet!
Essen verbindet: Das ist auch beim Betriebsausflug so. Vermutlich werden Sie gerade die Augen verdrehen, denn natürlich ist ein gemeinsamer Besuch in einem Restaurant oder ein Dinner im Hotel die Basis eines jeden Betriebsausflugs. Darauf wollen wir hier auch gar nicht hinaus – Sie werden bereits selber daran gedacht haben, auf vegetarisch- und vegan lebende Mitarbeiter wie auf Allergiker Rücksicht genommen haben.
Doch was ist mit den Aktivitäten, die am Tag geplant sind oder der gemeinsamen Anreise? Achten Sie auf etwas zu trinken und kleine Snacks für Zwischendurch. Wenn Sie Aktivitäten mit professionellen Anbietern planen, fragen Sie nach möglichen Getränkepaketen, Caterings oder Upgrades oder klären Sie, ob man sich vor Ort mit Getränken eindecken kann.
Nach dem Ausflug: Feedback einholen
Nach dem Betriebsausflug ist vor dem Betriebsausflug. Darum ist es wichtig, die Erfahrungen der Mitarbeiter aufzuzeichnen. Was hat gut geklappt, was hätte besser sein können? Geben Sie den Teilnehmern eine Stimme und zeigen Sie, dass Sie einerseits kritikfähig sind, aber natürlich auch für die Zukunft dazulernen möchten.
Feedback kann auf verschiedene Arten eingeholt werden. Zuerst sollten Sie das Team direkt über persönliche Gespräche oder E-Mails, aber natürlich sind auch anonyme Umfragen oder der klassische „anonyme Briefkasten“ möglich. Dies ermöglicht es Ihnen, einen guten Eindruck davon zu erhalten, wie das Gruppenerlebnis für jeden einzelnen war. Diese Art der direkten Kommunikation ist unerlässlich, besonders wenn Sie eine verbesserte Version des Events in Zukunft ausrichten möchten. Für welche Form des Feedbacks Sie sich auch entscheiden: Lassen Sie sich nicht zu viel Zeit und holen Sie die Rückmeldungen möglichst zeitnah ein. So sind die Erinnerungen noch ganz frisch und viele wichtige Kleinigkeiten, die sonst schnell in Vergessenheit geraten würden, werden für Sie festgehalten. Die Erkenntnisse können dann in zukünftige Planungen von Betriebsausflügen und Teamevents einfließen.
Sie haben Fragen? Sprechen Sie uns an!
Egal ob Sie allgemeine Fragen zur Planung eines Betriebsausflugs haben, eines unserer Events buchen möchten oder gerne wissen möchten, welche Veranstaltungsideen wir für Ihre Gruppe empfehlen würden: Wir sind gerne für Sie.
Sprechen Sie uns gerne an.